Processo de cobrança

Criado por: Matheus Mantoan e Flávia Furlan

Data de criação: 20/09/2021

Documentação criada com a proposta de auxiliar nos processos de níveis de cobrança. Abaixo você poderá acompanhar todas funcionalidades disponíveis (campos e flags), como também suas finalidades e além disso, terá exemplos de situações e como proceder diante delas no BrErp.

-Janela "Cobrança": Nesta janela é definido os parâmetros para um nível de cobrança.

1. Empresa: Campo preenchido automáticamente.

2. Organização: Entidade organizacional dentro da Empresa. Uma "Organização" é uma unidade de sua "Empresa" ou "Entidade Legal" - os exemplos são loja, departamento. Você pode compartilhar dados entre organizações.

3. Nome: O nome de uma entidade (registro) é usado como uma opção de pesquisa padrão em adição à chave de pesquisa. O nome pode ter até 60 caracteres de comprimento.

4. Descrição: Descrição resumida opcional do registro, limitada a 255 caracteres.

5. Ativo (Flag): Sinaliza se o registro está ativo no sistema. Existem dois métodos de tornar um registro indisponível no sistema: O primeiro é excluir o registro, o outro é desativar o registro. Um registro desativado não está disponível para seleção, mas está disponível para relatórios. Existem duas razões para desativar um registro ao invés de excluí-lo: (1) O sistema exige o registro para fins de auditoria. (2) O registro é referenciado por outros registros. Ex.: você não pode excluir um Parceiro de Negócios, se existirem faturas para este parceiro de negócios. Você desativa o Parceiro de Negócios e previne que este registro seja usado para entradas futuras.

6. Padrão (Flag): A caixa de verificação "Padrão" indica se este registro será usado como um valor padrão.

7. Criar níveis de cobrança sequenciais (Flag): Se selecionado, as cartas de cobrança são criadas na sequencia dos níveis de cobrança. Caso contrário, o nível de cobrança é baseado nos dias de vencimento.

-Aba "Nível" (Cobrança>Nível): Define o prazo e freqüência dos avisos de cobrança.

1. Estado de cobrança: Estado do processo de cobrança da fatura.

2. Nome: O nome de uma entidade (registro) é usado como uma opção de pesquisa padrão em adição à chave de pesquisa. O nome pode ter até 60 caracteres de comprimento. Como sugestão, pode ser informado o nível neste campo, para melhor localização em casos de pesquisa.

3. Descrição: Descrição resumida opcional do registro, uma descrição é limitada a 255 caracteres.

4. Taxa de impressão: O texto da etiqueta a ser impresso em um documento ou correspondência. O "Rótulo a ser Impresso" indica o nome que será impresso em um documento ou correspondência, o máximo é 2000 caracteres.

5. Nota: Informação opcional adicional definida pelo usuário. O campo "Nota" permite a digitação opcional de informações definidas pelo usuário a respeito deste registro.

6. Formato de impressão de cobrança: Formato de impressão para imprimir cartas de cobrança. É necessário definir um formato de impressão para imprimir o documento.

7. Dias entre Avisos de Cobrança: Dias entre emissões de avisos de vencimento e cobrança. O campo "Dias entre Avisos de Cobrança" indica o número de dias que se aguarda para envio de novos avisos de cobrança.

8. Dias Após a Data do Vencimento: Dias após a data de vencimento para iniciar a cobrança (Se for negativo, dias antes de vencer). O campo "Dias Após a Data do Vencimento" indica o número de dias após a data de vencimento do pagamento para iniciar o processo de cobrança. Se o número for negativo, ele inclui as faturas ainda não vencidas.

9. Condição de Pagamento (Campo disponível quando selecionado flag "Definir prazo de pagamento"): Identifica o método e o prazo de pagamento.

10. Valor de Encargo de Mora (Campo disponível quando selecionado flag "Cobrar Encargos de Mora"): O "Valor de Encargo de Mora" indica o montante da despesa que será gerado a linha com o valor referente a fatura a ser cobrada.

11. Definir Prazo de Pagamento (Flag): Se uma carta de cobrança deste nível é criada, o prazo de pagamento deste parceiro de negócios é substituído.

12. Mostrar Não Vencido (Flag): Mostrar/imprimir todas as faturas que não são devidas (ainda). A carta de cobrança com este nível inclui todas as faturas não devidas.

13. Cobrar Encargos de Mora (Flag): Indica se serão cobrados encargos de mora sobre faturas atrasadas. A caixa de verificação "Encargos de Mora" indica se a fatura de cobrança irá incluir taxas sobre as faturas em atraso.

14. Mostrar Todas Vencidas (Flag): Incluir neste nível de cobrança todas as faturas vencidas.

15. Cancelar Crédito (Flag): Se a flag estiver selecionada, no momento em que rodar o processamento de cobrança e processar o registro, automaticamente o status de crédito do PN é alterado para "Cancelar crédito".

16. É Declaração (Flag): Campo descontinuado.

-Janela "Processamento de Cobrança": Nesta janela é onde acontece o gerenciamento de cobranças.

1. Ativo (Flag): O registro está ativo no sistema. Existem dois métodos de tornar um registro indisponível no sistema: O primeiro é excluir o registro, o outro é desativar o registro. Um registro desativado não está disponível para seleção, mas está disponível para relatórios. Existem duas razões para desativar um registro ao invés de excluí-lo: (1) O sistema exige o registro para fins de auditoria. (2) O registro é referenciado por outros registros. Ex. você não pode excluir um Parceiro de Negócios, se existirem faturas para este parceiro de negócios. Você desativa o Parceiro de Negócios e previne que este registro seja usado para entradas futuras.

2. Data da cobrança: Data de criação do registro.

3. Cobrança: Indica as regras e o método de aviso de cobrança para pagamentos atrasados.

4. Nível de Cobrança: Indica em qual nível (pré-configurado) essa cobrança se encontra.

5. Descrição: Descrição resumida opcional do registro limitada a 255 caracteres.

6. Criar processamento de cobrança: Cria entradas de Processamento de Cobrança baseado nos critérios de Nível de Cobrança.

7. Processado (Flag): Sinaliza se o documento já foi processado.

-Aba "Registro" (Processamento de cobrança>Registro): Nesta aba fica centralizado o gerenciamento de detalhes de cartas de cobrança a um parceiro de negócios.

1. Processamento de cobrança: Campo preenchido automaticamente com a informação do cabeçalho (data+nome+descrição) do processamento cobrança.

2. Nível de cobrança: Campo informativo sobre qual nível de cobrança a fatura (cliente) se encontra.

3. Ativo (Flag): Sinaliza se o registro está ativo no sistema.

4. Parceiro de Negócio: Identifica um Parceiro de Negócios. Um "Parceiro de Negócios" é qualquer um com quem você transaciona, isto pode incluir fornecedores, clientes, funcionários, vendedores, representantes de venda, etc.

5. Localização do Parceiro: Identifica o endereço (de remessa para) este parceiro de negócios. O "Endereço do Parceiro" indica a localização de um parceiro de negócios.

6. Usuário/Contato: Usuário dentro do Sistema - interno ou contato de parceiro de negócios. O usuário identifica um usuário único e exclusivo dentro do sistema, este poderia ser um usuário interno ou um contato de parceiro de negócios.

7. Moeda de: Este registro indica a moeda a ser utilizada ao fazer processos ou relatórios.

8. Valor: Sinaliza o valor do registro.

9. Agente de cobrança: O agente de cobrança se refere ao representante de vendas que tem o parceiro de negócio em sua carteira.

10. Quantidade: A "Quantidade" indica o número de um item ou produto específico para este documento.

11. Nota: O campo "Nota" permite a digitação opcional de informações definidas pelo usuário a respeito deste registro.

12. Status: Campo informativo que se refere a qual operação que ficará o registro da cobrança. Ex.: Acordo, agendamento e não encontrado.

13. Processar registro: Botão que tem finalidade de executar a tratativa realizada com o parceiro de negócio.

14. Processado: Flag com a finalidade de sinalizar se o registro foi processado.

-Aba "Linha" (Processamento de cobrança>Registro>Linha): Onde é realizado o gerenciamento da informação na linha da carta de cobrança.

1. Fatura: Identificador de Fatura. Selecionar o documenta da fatura.

2. Pagamento: É um campo identificador exclusivo deste pagamento.

3. Programação de pagamento de fatura: Campo informativo que é preenchido automaticamente conforme a informação na programação da fatura em questão.

4. Valor: Esse campo se refere ao valor total da parcela da fatura.

5. Em disputa (Flag): Campo descontinuado.

6. Valor Aberto: Valor do item em aberto.

7. Valor Convertido: É o resultado da multiplicação do valor de origem pela taxa de Conversão para esta moeda alvo.

8. Dias do vencimento: Número de dias até o vencimento (negativo: já vencido em número de dias).

9. Vezes cobrado: Número de vezes que foi rodado o processo de cobrança anteriormente.

10. Valor de Encargo de Mora: Indica o montante da despesa em uma carta de cobrança para faturas atrasadas. Este campo só será exibido se a caixa de verificação "Encargos de Mora" tiver sido selecionada.

11. Valor dos juros: Indica quaisquer juros incorridos ou recebidos em um Extrato Bancário.

12. Valor total: O "Valor Total" indica o valor total de um documento.

13. Processado (Flag): Indica se o documento foi processado.

-Abaixo apresentamos alguns exemplos de situações e como proceder diante delas no BrErp.

1. Criar níveis de cobranças sequenciais, para que seja classificado os períodos que a empresa estipula para seu financeiro realizar a cobrança: Obs: Nessa situação iremos considerar a flag "Criar níveis de cobrança sequenciais" selecionada (Janela "Cobrança").

• Após efetuado o cadastro na janela "Cobrança", iremos para a janela "Processamento de Cobrança", onde iremos informar a data da cobrança (data atual), a cobrança a ser processada, nível (se caso desejar processar por nível) e a descrição (opcional).

• Ao clicar no botão "Criar processamento de cobrança", será solicitado para informar os parâmetros referente as faturas de clientes a serem procesadas, conforme print abaixo: Obs: Flag "incluir disputada" está descontinuada.

• Em seguida será criado o registro da cobrança, onde é possível verificar que foi gerado duas linhas. A primeira linha é inserida a fatura dentro do nível a qual pertence, e a segunda linha gerada se refere ao primeiro nível de cobrança, ou seja, entendemos que quando a flag "Criar níveis de cobrança sequenciais" está selecionada, obrigatoriamente o registro passará pelo primeiro nível para que em seguida vá para o nível correto.

-Em caso da flag "Criar níveis de cobrança sequenciais" não estiver selecionada, será gerado o registro direto ao nível que a fatura pertence no momento.

2. Situação onde existe um valor de mora informado.

• Conforme descrito no "Nível de cobrança", quando a flag "cobrar encargos de mora" estiver ativa e com o valor informado, será gerado duas linhas para cada registro ao rodar o processamento de cobrança, onde a primeira linha se refere ao valor de mora e a segunda linha a fatura.
  

3. Situação em que o crédito do parceiro será cancelado.

• Verificado que o status de crédito do parceiro é "crédito OK" antes de rodar o processo.

• Na janela Processamento de cobrança na aba "registro", ao clicar no botão "Processar registro" será alterado automaticamente o status de crédito deste parceiro em questão.

• Em seguida, pode verificar que o status foi alterado automaticamente.