Processo de Conciliação de Cartão

1. Introdução

Dentro do BrERP é possível realizar a conciliação de cartão, utilizando apenas as planilhas de recebimento de cartões emitidas pela operadora. A conciliação de cartão é um processo utilizado para agilizar o trabalho manual de conferir os recebimentos e tarifas das máquinas de cartão.

Para realizar a configuração é necessário primeiramente ter em mãos a planilha de recebimento do banco, devendo esta estar em .csv e conter as informações necessárias para podermos realizar o pareamento com o sistema.

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2. Janela: Operadoras de Cartão

2.1 - Acesse a janela “Operadoras de Cartão” presente no menu

2.2 - Configuração conforme a planilha

Importante: Importante: os campos a partir do campo “Status” deverão ter o mesmo nome da coluna da planilha de recebimentos.

• Linhas a Desconsiderar: Caso a planilha venha com linhas extras antes dos dados, essas linhas devem ser desconsideradas e começar a leitura a partir do nome da coluna.

  • DICA: deve ser informado qual a linha que inicia a leitura do arquivo, a partir do nome das colunas, caso não haja cabeçalho, informar “0”.

• Separador da planilha: Vai indicar qual o separador da planilha .CSV, se é Vírgula ou Ponto e Vírgula. Se estiver incorreto não vai ser possível realizar a leitura.

  • DICA: abra o arquivo CSV no bloco de notas, e conseguirá ver corretamente como é a separação das informações.

• Status: referência a coluna status. Exemplo: pago, agendado, etc.

  • Status a Importar: campo dependente da coluna “Status”. Caso preenchido, somente registros com status igual ao informado serão importados ao carregar o arquivo.

• Critério de Busca: critério de busca para encontrar os documentos/lançamentos financeiros no sistema.

• Código de Autorização: indicar a coluna que sete o código de autorização, muito utilizado a coluna de NSU.

• Data da Transação: qual a data que foi efetuado o pagamento/recebimento no sistema.

• Data da Conta: qual a data que foi efetuado o pagamento/recebimento no sistema.

• Valor do Pagamento: valor bruto, deve ser informado a coluna que for correspondente ao valor que estiver no sistema.

• Tipo do Pagamento: informar o nome da coluna que define se é débito ou crédito.

  • Pagamento Débito: modalidades de débito informadas na planilha. Exemplo: Débito; Débito 1x, etc.
  • Pagamento Crédito: modalidades de crédito informadas na planilha. Exemplo: Crédito; Crédito 1x; Crédito 2x, etc.

• Tipo da Transação: indicar a colunar indicar despesa e recebimento.

  • Critério Despesa: informar os valores são considerados despesas, conforme a coluna indica acima.
  • Critério Recebimento: informar os valores são considerados recebimentos, conforme a coluna indica acima.
  • DICA: caso a planilha não possua tais informações, indicar uma coluna que possua valor “padrão” e indicar em ambos os campos.

• Data de Crédito: indicar qual data do crédito/recebimento.

• Número da Parcela: não obrigatório, mas relevante importar informações completas no sistema.

• Quantidade de Parcelas: não obrigatório, mas relevante importar informações completas no sistema.

• Número do Cartão: não obrigatório, mas relevante importar informações completas no sistema.

• Código da Transação (TID): não obrigatório, mas relevante importar informações completas no sistema.

• NSU: não obrigatório, mas relevante importar informações completas no sistema.

• Valor Bruto: ampo obrigatório caso deseja calcular a tarifa, foi irá calcular (Valor Bruto - Valor Líquido = Valor da Tarifa).

• Valor Descontado: não obrigatório, mas relevante importar informações completas no sistema.

• Valor Líquido: campo obrigatório caso deseja calcular a tarifa, foi irá calcular (Valor Bruto - Valor Líquido = Valor da Tarifa).

• Taxas (%): informe a coluna que constar a informação do percetual das taxas/tarifas, somente para compor informações.

• Flag “Calcular Tarifa”: caso deseje calcular o valor, deixe-a ativa.

Grupo: Tolerâncias

No final da janela vai terá o grupo de tolerâncias, onde pode ser informado uma tolerância no valor do pagamento/recebimento ou nas datas.

• Tolerância no Valor do Pagamento: indicar qual o valor será para tolerância em reais, lembrete, quanto menor a tolerância, maior a assertividade.
• Tolerância na Data da Transação: indicar a tolerância para datas.
• Tolerância na Data da Conta: indicar a tolerância para datas.
• Tolerância na Data de Crédito: indicar a tolerância para datas.

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3. Conciliação de Cartão

O processo compara os arquivos recebidos pela Operadora de Cartão com Recebimentos no sistema. O arquivo selecionado deverá estar salvo em CSV e formatado em UTF-8.

DICA: A planilha deve ser baixada em formato CSV da operadora e não se deve editar.

Caso o critério de busca seja eficiente e o pagamento/recebimentos estejam lançados de acordo, o sistema irá confrontar os lançamentos da planilha com os lançamentos financeiros do sistema.

Caso o critério de busca estabelecido não encontre nenhum lançamento financeiro semelhante dentro do sistema, não será confrontado nenhum recebimento, podendo ser vinculado manualmente o recebimento.

DICA: ao obter registros não encontrados, seguir os procedimentos:

Na janela de Pagamento/Recebimento, realizar a busca:

• Data de Transação: a data original da venda, onde foi feito o recebimento deve estar conforme a data da fatura.
• Valor: indicar o valor que não foi possível identificar na conciliação.
• Conta Bancária: indicar a conta em que é feito os lançamentos de cartão.
  • Caso realmente não haja lançamento completado, acessar o site da operadora de cartão ou a janela na qual o lançamento ficou importado (Conciliação de Recebimentos em Cartão) e entender o porquê não foi feito o recebimento dentro da empresa. Após concluir a análise, se necessário realizar o recebimento e vincular manualmente o número do pagamento/recebimento no campo “Pagamentos Encontrados” (processo interno de verificação da empresa).

4. Informações de Conciliação de Recebimentos em Cartão

4.1 - Verificação prévia

É fundamental verificar se já existem lançamentos registrados no extrato antes de prosseguir com a conciliação. Esta verificação assegura que os valores correspondentes à planilha importada não estejam registrados em extratos com datas diferentes.

4.2 - Filtragem na Info

• Operadora de Cartão: Selecione a operadora de cartão que está sendo conciliada..
• Flag “Conciliado/Reconcilied”: Deixe ativo a Flag "Conciliado" ou "Reconcilied".
• Em Extrato: Selecione "Sim" para indicar que o lançamento deve estar registrado no extrato.

4.3 - Caso a busca traga lançamentos registrados no extrato, é necessário adotar os seguintes procedimentos:

• Revisão do Extrato: Analise o extrato em que os lançamentos foram identificados. Verifique se os lançamentos estão corretamente associados às transações esperadas.
• Estorno: sAo identificar a divergências nos lançamentos, considere estornar o extrato. Isso permite que você corrija os registros para assegurar que os lançamentos sejam atribuídos corretamente.
• Reavaliação: Após o estorno, analise quais lançamentos deveriam estar presentes no extrato corrigido. Certifique-se de que todos os valores estejam corretamente representados para evitar divergências no saldo final e concilie novamente aquele extrato.

4.4 - Após todos os lançamentos referente a data que está sendo conciliado estarem confrontados, crie as devidas tarifas a partir da info

DICA: atente-se a criar a tarifa na data correspondente a conciliação. Após a criar o pagamento sobre a tarifa, anote o número do lançamento para poder incluí-lo manualmente no extrato bancário.

4.5 - Criação do extrato de recebimentos a partir da Informação de Conciliação de Cartão

1. Selecione os Recebimentos: Identifique e selecione todos os recebimentos que devem compor o extrato. Certifique-se de que todos os valores e informações pertinentes estejam corretamente marcados.
2. Criar Extrato: Após selecionar todos os recebimentos, localize e selecione a opção “Criar extrato”.
3. Escolha o Tipo de Documento: Certifique-se de selecionar o tipo de documento para o extrato que estará sendo criado.
4. Flag “Extrato Único”: com a flag marcada consolidará todos os recebimentos em um único documento de extrato. Caso a flag não seja marcada, o sistema criará um extrato separado para cada recebimento individualmente.
5. Data do Extrato: Altere a data para a data que está sendo conciliada.

4.6 - Inclusão manual de tarifas

Acesse o extrato criado e inclua manualmente o pagamento da tarifa.

4.7 - Selecione o botão “Criar Linhas à Partir De” e informe o número do pagamento referente a tarifa

DICA: Caso a empresa utilize uma conta transitória, compare o saldo final do extrato com o saldo da conta-corrente; se forem idênticos, realize a transferência e inclua manualmente o lançamento correspondente, após a inserção da transferência no extrato, o saldo final ficará zerado ou com o valor restante a cair na conta-corrente.

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5. Criar Pagamentos/Recebimentos para Parcelas

5.1 - Criação a partir da Fatura

A partir da Fatura (Cliente) é possível criar recebimentos conforme a programação de pagamento.
Isso garante que os recebimentos respeitem as parcelas configuradas.

5.2 - Preenchimento dos Campos

• Conta Bancária: Selecione a conta bancária onde o recebimento será realizado. Normalmente, utiliza-se a conta associada ao cartão.
• Operadora de Cartão de Crédito: Escolha a bandeira do cartão. Este campo deve ser configurado na janela "Operadora de Cartão de Crédito".
• Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento que corresponde ao recebimento.
• Ação do Documento: Defina a ação que será executada ao criar o recebimento.
• Flag “Usar Data de Crédito”: Se esta opção estiver ativada, os recebimentos criados considerarão as datas de vencimento definidas nos campos "Data de Transação" e "Conta".
  • DICA: A ativação da flag "Usar Data de Crédito" impactará diretamente no controle de vencimentos e na precisão dos registros financeiros.
• Data de Pagamento: Preencha este campo com a data em que o cartão de crédito foi processado na maquininha. Esta data será refletida nos campos “Data de Transação” e “Conta”. A data de vencimento da programação será considerada em "Data de Crédito" na janela de Pagamento/Recebimento.
• Código de Autorização: Informe os últimos quatro dígitos do NSU (Número Sequencial Único) da transação.

Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e completas antes de concluir a operação para garantir a precisão e conformidade dos recebimentos gerados. Ao confirmar o processo, serão criados recebimentos conforme a programação de pagamento da fatura.

6. Funcionamento das Flags na Conciliação

No processo de conciliação com planilhas de Venda e Cartão, o sistema utiliza duas flags distintas para indicar em qual estágio da conciliação o registro se encontra:

Venda Conciliada

• Essa flag é marcada quando o registro é importado a partir de uma planilha de Venda (Operadora com Tipo de Conciliação = Venda).
• A marcação acontece independentemente da existência de pagamento, pois esse arquivo serve apenas para registrar que a transação de venda ocorreu.
• Função: identificar que o registro se originou de uma venda e servirá de referência futura para cruzamento com os repasses de cartão.

Conciliado (IsReconciled)

• Essa flag só é marcada quando a importação ocorre a partir de uma planilha de Cartão (Operadora com Tipo de Conciliação = Cartão).
• O sistema procura registros previamente importados como Venda Conciliada:
  • Se encontrar e houver pagamento correspondente, marca o registro como Conciliado (IsReconciled = true).
  • Se não encontrar, cria um novo registro normalmente e aplica a regra (marca conciliado apenas se houver pagamento).
• Função: indicar que a venda já foi confirmada pela operadora e o valor foi efetivamente repassado.