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Conceitos Comuns e Processos

Linguagem

  • BrERP permite como uma Preferencia do Usuário escolher o idioma da aplicação.

  • BrERP traz por padrão os idiomas: Português - Brasil, Inglês e Espanhol - Mx

Flags Ativos

Cada janela, aba e guia do BrERP, apresenta um flag de atividade que indica se o registro atual está disponível ou não para atividade.

Cabeçalhos de Ativos

A maioria das janelas do BrERP traz o cabeçalho de linha à estrutura de janela.

O mesmo se aplica aos 'documentos', tais como “Pedidos”, “Faturas” e “Documento Fiscal (Loc. Brasil)”.

Essa estrutura implica que cada novo registro ou documento criado, solicite primeiro a criação do cabeçalho e depois as linhas.

O mesmo se aplica para a remoção de um registro da janela ou de um documento, as linhas deverão ser removidas em primeiro lugar.

Criar uma Linha

Uma vez que o cabeçalho de informações da janela foi preenchido e salvo, é possível criar linhas:

  • Barra de Ferramentas → ícone 'Novo' file

Organização Obrigatória

Na maioria das janelas do BrERP o campo Organização é tratado como Obrigatório

Embora quando há a criação de um novo registro, o campo Organização é automaticamente preenchido pelo BrERP com a “Organização” definida anteriormente na janela “Perfil”.

BrERP permite para o usuário final selecionar uma outra organização especifica.

Organização

No BrERP, ao criar um novo dado principal, como Parceiro de Negócio ou Produto:

  • Se a entidade tem apenas relacionamento com uma organização especifica ou uma unidade de negócios de sua empresa, selecione-o na lista de Organização.
  • Se a entidade tem acesso ou pode ter um relacionamento com todas ou algumas das organizações ou unidades de negócios de sua empresa, selecione todos ( * ) na Lista de Organizações

Número do Documento

A cada novo registro gerado no BrERP, um número é atribuído a ele.

Cada tipo de documento do BrERP, está ligado a uma seqüência de números, que pode ser configurado conforme necessidade. Um número de documento pode ser fornecido automaticamente pelo sistema ou, introduzido manualmente pelo usuário.

Janela '''Seqüência de Documento''' - Criar / Alterar o Número do Documento;`

Campos Obrigatórios

Estes tipos de campos são sempre mostrados em “Texto Vermelho” ou com "asterisco" (*), estes campos são de preenchimento obrigatório, portanto, não pode ser deixado em branco.

Campos Padrão

O BrERP preenche alguns campos por padrão, dependendo de:

  • Configuração feita no sistema.
  • Acordo com os dados previamente selecionados para uma determinada janela.

Status do Documento

  • Rascunho → Completo

  • Reservado → Fechado

  • Documentos como uma Requisição ou um Pedido de Compra ou uma Fatura de Vendas ou umDocumento Fiscalsão criadas com status inicial 'Rascunho'

    • O status “Rascunho” significa que o documento pode ou não ter todas as informações necessárias e pode ou não ainda ser alterado, mas o importante é que ele não tenha sido reservado no sistema como “Concluído”.

  • Umas vez que todas as informações exigidas sejam preenchidas, elas podem ser reservadas, portanto, suas mudanças de status para “Concluído” ou “Reservado”

  • Uma outra ação do sistema ou um usuário final manualmente ação poderia mudar de status para“Fechado”. Status “Fechado” é o último na categoria, isso implica que nenhuma ação sobre ele pode ser executada.

Copiar Linhas e Copiar Linhas de Ordem

Estes dois botões podem ser encontrados no cabeçalho das janelas de Pedidos Compra e Vendas, e ajudo na criação de novas linhas de pedidos.

  • Copiar Linhas: Permite o usuário copiar linhas de pedido ja existentes, escolhendo os produtos já Comprados / Vendidos a partir de / para o fornecedor / cliente de cabeçalho da ordem, dentro de “Dias de Consumo”, período de tempo definido para o fornecedor / cliente assim criando novas linhas.

    • Este processo permite que o botão “Copiar Linhas da Ordem”, janela que permite que o usuário selecione os produtos e altere tanto o “Preço Final” e “Quantidade” conforme necessário.

  • Copiar de Ordem: Permite o usuário recuperar de uma só vez, todas as linhas do pedido de de uma ordem criada anteriormente para qualquer Cliente / Fornecedor.

    • Informação de Produto: A janela permite que o usuário pesquise, a fim de copiar usando as opções de filtro disponíveis, tais como parceiro de negócios, datas de ordem e valores dos pedidos.
    • É importante ressaltar que a janela de seleção da ordem apresenta tanto ordens de compra e de venda.

Copiar Linhas e Criar Linhas a partir de

Estes dois botões podem ser encontrados no cabeçalho da janela “Compra e Fatura de Venda” e ajuda na criação de novas linhas de fatura.

  • Copiar Linhas: Permite que o usuário recupere de uma só vez todas as linhas de uma determinada fatura criada anteriormente.

    • Informação de Fatura: A janela permite pesquisar a fatura a ser copiada, usando opções de filtros, tais como Parceiro de Negócios, Data Faturada e Valores.

  • Criar Linhas a partir de: Permite que o usuário selecione os Pedidos ou Expedições / Linhas de Recebimento Pendentes a Faturar.

    • Este processo da janela, permite que o botão “Criar a partir de Fatura” não deixe que o usuário adicione novas linhas ou para alterar dados das linhas.

Todas as mudanças terá de ser feita posteriormente, uma vez que as linhas estão na aba 'Linha da Fatura'.

  • Este processo utiliza valores específicos no nível do produto para adiar a receita de venda e ou para adiar a despesa de compra.

Criar Linhas a partir de

Este botão pode ser encontrado no cabeçalho das janelas de “Entrada de Mercadoria e Embarque de Mercadoria” a ajuda a criar uma nova “Linha de Recebimento e Embarque”.

  • Criar Linhas a partir de: Permite o usuário selecionar os Pedidos ou Faturas pendentes de Recebimento e Envio:

    • No caso de Entrada de Mercadoria: Este processo da janela, permite que o botão “Criar linhas a partir de” não deixe alterar a quantidade recebida e obtém o armazenado em uma caixa de armazenamento.

  • * No caso de Embarque de Mercadoria: Este processo da janela, permite que o botão “Criar a partir de Embarque” não permite fazer qualquer alteração, mas apenas selecionar o pedido ou linhas de fatura pendentes para ser enviado.

Todas as mudanças podem ser feitas posteriormente, uma vez que as linhas estão na aba Linhas de Embarque.

Reativar Documento

Documentos como a “Ordem de Compra” ou uma “Fatura de Compra” com status “Concluído” ou “Reservado” não podem ser alterados, a menos que eles sejam “Reativados”.

O processo do botão “Reativar” no cabeçalho, ajuda reativar e, posteriormente, sobre a mudança de documentos reservados.

Documento Vazio

Documentos com esse status, podem ser anulados no caso de não serem mais necessários.

  • Os documentos podem ser anulados antes de serem reservados, usando o “Completo” ou “Reservado” processo do botão do cabeçalho e, em seguida “Void”
  • Os documentos podem ser “Anulados” depois de serem “Reservados”, usando o processo do botão “Reativar” e em seguida “Vazio - Void”
  • Nenhuma ação pode ser aplicada ao documento com status “Anulado”.

Documento - Enviado / Não Enviado

Uma vez que um documento é enviado ao setor de contabilidade, BrERP abre uma tela chamada “Relatório Periódico de Entrada” que apresenta os lançamentos contábeis criados para o documento.

Em caso do envio de uma nota fiscal de compra, por exemplo, as entradas criadas seria parecidas com as apresentadas a seguir:

Relatório Periódico de Entrada Conta Débito Crédito Gastos do Produto Valor Liquido da Linha Crédito Tributário Endereço do servidor do banco Responsabilidade do Fornecedor Valor Bruto Total

De volta a janela transacional onde o documento foi publicado, o processo do botão “Post” relacionado com o documento (Nota Fiscal de Compra) é automaticamente transformado em “UnPost”, porque o documenta já foi lançado a contabilidade.

É possível reverter um documento 'UnPost' enviado anteriormente (Manualmente ou Automaticamente) usando o processo do botão 'UnPost' relacionado com o documento e, em seguida a opção *“Excluir Entrada de Contabilidade”*

BrERP exibe no “Relatório Periódico de Entrada”, na tela abaixo, Entradas Periódicas no caso de reverter o envio da Nota Fiscal de Compra.

Relatório Periódico de Entrada Conta Débito Crédito Gastos do Produto Valor Liquido da Linha Crédito Tributário Endereço do servidor do banco Responsabilidade do Fornecedor Valor Bruto Total

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Se um documento enviado automaticamente pelo processo de fundo contábil deve ser UnPost e mudou posteriormente, ele deve ser reativada também, caso contrário o processo de fundo contábil vai ser enviado automaticamente mais uma vez. Isso obviamente depende na frequência definida enquanto o agendamento do processo de fundos contábeis.

Além disso, é sempre possível rever os lançamentos contábeis criados para um documento a partir do próprio documento usando o processo do botão “Unpost” e não selecionar a opção “Excluir Entrada de Contabilidade”. Essa ação abre o “Relatório Periódico de Entrada” tela que mostra os lançamentos contábeis ligados ao documento.

Contabilidade​

Uma vez que um documento é enviado para a contabilidade, BrERP preenche as informações contábeis do documento na aba “Contabilidade”. A aba “Contabilidade” pode ser encontrada em qualquer documento de transação ou adequado ao posto de contabilidade.

O mesmo aconteceria no caso de o processo 'fundo contábil' estar agendado. Este processo envia automaticamente os documentos, se programado, portanto, o botão “Post” se transforma automaticamente em “Unpost” para esses documentos automaticamente enviados pela contabilidade.

Principais informações apresentadas na aba Contabilidade.

  • Organização
  • Contabilidade Geral
  • Data da contabilidade
  • Conta
  • Débito
  • Crédito
  • Descrição

Todos os campos acima exceto descrição, são exibidos como somente leitura. O campo descrição pode ser alterado conforme necessário.

Documento Contábil - Dimensões​

A seção “Dimensões” pode ser encontrado em janelas de documentos transacionais, tais como:

  • Fatura (Fornecedor) - Cabeçalho e Linhas
  • Fatura (Cliente) - Cabeçalho e Linhas
  • Pedido de Compra - Cabeçalho e Linhas
  • Pedido de Venda - Cabeçalho e Linhas
  • Desconto - Linhas
  • G/L_Livro Caixa - Cabeçalho e Linhas
  • Ou Controle de Transação Financeira

Portanto, é possível selecionar os valores das cotas de contabilidade para ser salvo no momento do envio de um documento para a contabilidade. O relatório financeiro de Detalhes de Transações Contábeis é usado para rever todos os valores de dimensão inseridos em um posto de documentos para a contabilidade.

As dimensões são mostradas no cabeçalho e/ ou as linhas de documentos de acordo com o que foi configurado:

  • A nível de cliente, nos casos em que o 'Cliente' mantém centralmente as dimensões de contabilidade

  • A nível de organização, naqueles casos em que o cliente não mantem centralmente as dimensões contábeis ou não, todas elas.

  • Medidas Operacionais tais como:

    • Organização Esta é uma medida operacional obrigatória como cada medida de cabeçalho, mas dependendo do tipo do documento.

Esta medida pode se tornar uma 'analítica' se estiver configurado para ser mostrado e, portanto, utilizados nas linhas de um documento.

  • * Parceiro de Negócios Esta é uma medida operacional obrigatória no nível de documento de cabeçalho, mas dependendo do tipo do documento.

Esta medida pode se tornar uma analítica se estiver configurado para ser mostrada e, portanto, utilizados nas linhas de um documento.

  • * Produto Esta medida operacional obrigatória nas linhas de nível de documento, mas, dependendo do seu tipo de documento.

Esta medida pode se tornar analítica se estiver configurada para ser mostrada e, portanto, utilizados nas linhas de um documento.

  • * Projeto Isto não é uma medida operacional obrigatória a nível de cabeçalho de documento.

Esta medida pode se tornar analítica se estiver configurada para ser mostrada e, portanto, utilizada nas linhas de um documento.

  • Dimensões Financeiras, tais como:

    • Conta Esta é uma medida financeira obrigatória a cada envio de um documento para a contabilidade precisa ser enviado através de uma conta do Plano de Conta ligado à organização de contabilidade geral

Esta medida é uma Medida de Contabilidade Geral da Organização.

  • Medidas de Análise opcionais que podem ser mantidas centralmente no Cliente

    • Centro de Custo
    • Medida de Definição de Usuário 1
    • Medida de Definição de Usuário 2

  • E por fim, medidas de análise opcionais que não podem ser mantidas centralmente no cliente, mas configurado como uma medida de contabilidade geral da organização

    • Atividade
    • Campanhas
    • Região de Vendas
    • Ativos
    • Localização De ou Localização/Endereço
    • Localização Para ou Localização/Endereço

Forma de Pagamento​

Todas vez que um pedido é reservado ou uma fatura é concluída, um plano de pagamento é criado para esse fim. Uma Forma de Pagamento para Pedido / Fatura, pode ser encontrado na aba correspondente doPedido de Compra e Vendas e nas janelas de Fatura

Pedido - Plano de Pagamento​

Em caso de Pedidos, esta aba apresenta somente linhas 'somente leitura', que refletem informações sobre quantidade total a ser paga ou recebida e informações sobre o cumprimento.

  • Pagamentos Adiantados feitos ou recebidos contra o pedido.
  • Valor do pagamento.
  • Ultima data de pagamento.
  • E o número de pagamento efetuados ou recebidos, bem como a *moeda*.

O Termo de Pagamento de um Pedido não pode ser alterado.

Nota: Cada pagamento efetuado ou recebido contra uma ordem é detalhado na aba "Detalhes do Pagamento"`

Fatura - Plano de Pagamento​

No caso de faturas, este aba pode conter várias linhas, uma lista de pagamentos programados com suas datas de vencimento, de acordo com a Forma de Pagamento especificada para a fatura e seu cumprimento.

Se uma fatura é criada a partir de um pedido que já tem um pagamento parcial recebido contra a fatura, herda automaticamente o pagamento recebido contra o pedido.

Um plano de pagamento da fatura, contem informações relevantes abaixo:

  • Pagamento na data devida, é o pagamento de acordo com os termos de pagamento especificados para a fatura.
  • Esta data é somente leitura, portanto não pode ser alterada.

Esta data é usada como referencia em alguns relatórios financeiros.

  • A data esperada de pagamento, é a data prevista para o pagamento. Quando um plano de pagamento é criado, a data prevista é o mesmo que a data de vencimento, no entanto pode ser alterada.

Esta data é usada como referencia em relatórios, como o Relatório de Pagamento

  • Número de Pagamentos feitos ou recebidos contra uma linha do plano de pagamento da fatura.
  • Valor pago é o valor a ser pago na linha do plano de pagamento da fatura.
  • Dias de Atraso, são o número de dias uteis que é permitido para o atraso do pagamento, referente ao tratado no plano de pagamento.

Um plano de pagamento da fatura, pode ser alterado se a fatura não foi paga integralmente.

Esse é um recurso avançado, chamado 'Editar Plano de Pagamento', que deve se reexibir conforme abaixo:

Como Administrador do Sistema Acesse:

  • Janela aba e Campo
  • Fatura de Vendas
  • Aba Plano de Pagamento
  • Campo Alterar Plano de Pagamento → Exibido = 'Sim'
  • Sair

Detalhes do Pagamento​

A aba Detalhes de Pagamento pode ser encontrada na janela de Compra / Venda e Fatura. Esta aba apresenta os detalhes de pagamento feitos ou recebidos contra um pedido ou fatura.

Acompanhamento de Pagamento​

A Seção Acompanhamento de Pagamento permite controlar o status de pagamento dos documentos de compra e vendas, diretamente a partir da janela da Fatura. Nesta seção é possível saber se uma nota fiscal for integralmente paga ou não. Se a fatura não tenha sido integralmente paga, em seguida, o Monitor de Pagamento informa ao usuário o quanto foi recebido, quanto está pendente, a data de vencimento do próximo pagamento, e o valor que deverá ser recebido nessa data.

O status é atualizado automaticamente quando qualquer ação de pagamento acontece. A data em que o status de pagamento da última vez calculado é exibido no formulário. Grade de filtragem permite filtrar as faturas com base em critérios como: Totalmente pagas ou não.

Servidor de Custo​

O servidor de custo, é um processo responsável pela gestão de cálculos de custo do BrERP, de acordo com o novo motos de custeio.

O custo de cada transação relacionada a um “Produto”, é calculado por este processo usando uma “Regra de Custeio” configurada anteriormente por uma pessoa jurídica.

A regra de cálculo de custos define o algoritmo de cálculo de custos, usados para para calcular o custo das operações, mesmo que o depósito é utilizado como uma medida de custo ou não.

Nota: É recomendável agendar o processo de Fundo de Custeio para conseguir que o calculo de custos automático.`

Aba de Tradução​

Abas de Tradução, podem ser encontradas em inúmeras janelas do BrERP.

  • A linguagem do sistema pode ser selecionada a partir da seleção do idioma, ao fazer Login.

    • Além de dados traduzidos, é possivel ser utilizado por módulos externos para impressão de documentos, como uma nota fiscal a ser enviada a um cliente no Exterior.

Vinculo de Documentos​

É possível vincular documentos (Pedidos, Recebimento ou Remessa, Fatura e Pagamento) em qualquer ordem que a empresa exigir, ou mesmo ignorar qualquer um desses documentos, no caso de não ser necessário.

Este recurso é muito útil em fluxo de trabalhos de negócios, como de Compra e Venda, porque:

  • Ajuda na obtenção de cada documento no fluxo de trabalho, podendo ser baseado nas informações contidas no anterior.
  • Faz possível navegar através de diferentes documentos que estejam em conformidade com um fluxo determinado.
  • Permite saber em tempo real o status de qualquer documento.

Informações Adicionais​

Seção “Mais informações” pode ser encontrado em janelas, como Ordem de Compra e Ordem de VendasEsta seção permite que você digite informações adicionais, tais como Notas de Entrega, Referencia de Pedido de Fornecedor , Localização de Entrega, Descrições e outros.

Anexos​

Barra de Ferramentas → Anexo ( ) Anexos pode ser localizado e aplicado em qualquer janela, como por exemplo Pedido de Compra e Ordem de Vendas

  • Um anexo pode ser qualquer tipo de arquivo de qualquer formato, que é relevante para o documento que está sendo criado.

Impressão de Documentos​

Barra de Ferramentas → Imprimir ( ) Existem documentos, tais como Nota fiscal de Vendas, que necessitam serem impressos, utilizando o botão “Imprimir Registro”.

  • É possível apenas imprimi-los em formato de PDF ou imprimi-los e arquivá-los, alem de um anexo.

Envio de Documentos por E-Mail​

BrERP permite o envio de documentos tais como (Pedidos, Relatórios e muitos outros), que podem ser enviados através do próprio esquema de e-mail do sistema.

  • BrERP permite o usuário selecionar qualquer arquivo a ser acrescentado como um anexo juntamente com outros documentos a serem enviados.

  • Configuração de E-mail deve ser configurada previamente no nível de configuração de cliente.

  • Possível configuração de molde do corpo do e-mail para um determinado tipo de documento.

Quando o ícone e-mail é selecionado, um pop-up de e-mail é exibido. Este pop-up contém informações que vem de diferentes lugares:

Estrutura da Arvore​

O Menu de Aplicações do BrERP trabalha com o esquema de organização em arvore. Esse apresenta os itens do menu, arranjados em uma estrutura hierárquica.

Ao pressionar o botão, a visualização em árvore dos registros é exibido, permitindo que o usuário arraste e solte-os dentro da estrutura de arvore.

Como você pode ver na imagem, existem dois tipos de registros: os “pais”, que são representados por um ícone de pasta, e as “crianças”, representado por uma folha.

O tipo de registro é sempre controlado pela bandeira Nível Resumo disponível para cada registro. Se o flag Nível de Resumo for definido, o registro é representado como uma pasta e pode, obviamente conter registros filho, por outro lado, se flag de Nível de Resumo está desativado, o registro será exibido como uma folha.

Nota: Sempre definir previamente se o registro é um pai ou uma folha antes de tentar movê-los na árvore.`

Janela de Informações​

Objetivo: Usabilidade

O BrERP traz consigo algumas janelas de informações como 'Info Produto', 'Info Parceiro de Negócios' e afins, com o intuito de fornecer fácil e rápido conteúdos importantes e necessários ao usuário.

Info Produto - Critérios de Busca​

Como qualquer outra janela de Informações no BrERP, a de Informação de Produto, tem como objetivo permitir que o usuário visualize facilmente as operações transacionais de um produto, utilizando critérios diferentes.

Os produtos podem ser gerenciados por diferentes pontos de vista. Há dois deles, que são utilizados com frequência:

  • Produção e Armazenagem
  • Compra e Venda.

Usabilidade:

  • A janela de informação de produtos, mostra sempre o resultado Linha a Linha. Incluindo todo Produto, Serviço, Matéria Prima, Recursos etc. Com ou Sem Preço e / ou informações de estoque.
  • Campos de preço são apresentados se Versão da Lista de Preço está marcada. Estas colunas também segue a configuração de segurança de perfil BrERP, não sendo apresentada se o usuário não tem direito a visualização de informações e /ou acesso de funções.
  • Para apresentar todos os preços do produto, a aba 'Preço' os apresenta.
  • Os campos de estoque só são apresentados se um armazém é selecionado.

Lugar onde você pode facilmente obter, organizar e centralizar informações relacionadas ao estoque dos itens de qualquer tipo. Personalização de consulta de acordo com uma variedade de diferentes itens.

Informações de Parceiro de Negócios​

Como qualquer outra janela de Informações no BrERP, essa é utilizada para exibir e selecionar facilmente as todas as operações transacionais de um determinado parceiro de negócios.

Descrição: Descrição da Janela de Informação de Parceiro de Negócios.

O objetivo de ter uma janela de Informações de Parceiro de Negócio, é permitir que o usuário visualize todos os dados relacionados ao parceiro de negócios específico

Usabilidade:

  • A janela de informação de parceiros, mostra sempre um parceiro por linha.
  • Os principais campos uteis são trazidos para essa janela, como Credito Disponível, Localização etc.
  • É possível executar uma busca utilizando filtros presente na janela de informação como: Flags, e Campos de Telefone, Localização etc.

Ferramenta de Análise​

Relatório Dimensional​

No BrERP, um número significativo de relatórios é multidimensional. Isso significa que o usuário pode selecionar qual o tipo de informação a incluir no relatório, como grupo e classificá-lo e é capaz de filtrar os resultados.

O Relatório Dimensional, permite reduzir as informações preenchendo filtros disponíveis. Como por exemplo: Campos, Ordenado Por, Data etc.

  • Data : Preencha com uma data. Ex a partir do Período X ao período Y
  • Transação de Venda: Preencha com o valor. Verdadeiro ou Falso.
  • Relatório Comparativo: Marcar flag em caso de gerar um relatório comparativo entre dois períodos de tempo.
  • Parceiro de Negócio: Caso necessário informações de um Parceiro especifico.

É possível reorganizar os dados sobre os resultados de uma forma padrão, classificando o resultado de inúmeras maneiras como: Classificação de Campos, Ordenação, Grupos etc. (Destacado os campos de Edição)

Resultado do relatório pode ser visto pelo menos nos formatos HTML e PDF (XLS exportação está disponível para alguns relatórios).